Sähköinen laskutus tarjoaa yrityksille merkittäviä etuja perinteiseen paperilaskutukseen verrattuna. Se vähentää kustannuksia, tehostaa laskutusprosesseja, parantaa kassavirtaa ja vähentää virheitä. Sähköinen laskutus mahdollistaa laskujen automaattisen käsittelyn, nopeamman laskutuskierron ja paremman tiedon läpinäkyvyyden. Lisäksi se säästää aikaa ja resursseja, joita voidaan kohdentaa yrityksen ydintoimintoihin.
Mitä sähköinen laskutus tarkoittaa käytännössä?
Sähköinen laskutus tarkoittaa laskujen lähettämistä ja vastaanottamista sähköisessä muodossa ilman paperisia laskuja. Käytännössä laskut kulkevat sähköisesti suoraan lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään, mikä mahdollistaa automaattisen tietojenkäsittelyn.
Sähköinen laskutus eroaa perinteisestä paperilaskutuksesta monin tavoin. Paperilaskutuksessa lasku luodaan, tulostetaan, kuoritetaan, postitetaan, vastaanotetaan, avataan, tarkastetaan ja tallennetaan manuaalisesti. Sähköisessä laskutuksessa nämä vaiheet tapahtuvat automaattisesti järjestelmässä.
Verkkolaskutuksen teknisessä toteutuksessa käytetään standardoituja tiedostomuotoja, jotka mahdollistavat laskutietojen siirtymisen järjestelmästä toiseen. Yleisimpiä sähköisen laskutuksen järjestelmiä Suomessa ovat esimerkiksi Netvisor, Procountor, Visma.net, Fennoa ja EMCE 365. Nämä järjestelmät tukevat verkkolaskutusta ja mahdollistavat laskujen sähköisen käsittelyn alusta loppuun.
Miten sähköinen laskutus säästää yrityksesi kustannuksia?
Sähköinen laskutus tuo merkittäviä kustannussäästöjä yritykselle monella eri tavalla. Paperilaskuihin liittyvät kustannukset, kuten paperi-, tulostus-, kuoritus- ja postituskulut poistuvat kokonaan, mikä vähentää suoria materiaalikustannuksia.
Suurimmat säästöt syntyvät kuitenkin työajan tehostumisesta. Manuaalinen laskujen käsittely on aikaa vievää: laskujen laatiminen, lähettäminen, vastaanottaminen ja tallentaminen kirjanpitoon vaativat paljon työtunteja. Sähköisessä laskutuksessa nämä prosessit automatisoituvat, jolloin henkilöstön työaikaa vapautuu muihin tehtäviin.
Myös virheiden määrä vähenee huomattavasti, kun manuaalinen tietojen syöttäminen jää pois. Tämä säästää aikaa ja rahaa, sillä virheiden korjaaminen on työlästä ja kallista. Lisäksi sähköinen laskutus mahdollistaa resurssien tehokkaamman kohdentamisen, kun taloushallinnon henkilöstö voi keskittyä rutiinitehtävien sijaan analyyttisempiin ja lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin.
Kuinka sähköinen laskutus tehostaa liiketoimintaprosesseja?
Sähköinen laskutus nopeuttaa merkittävästi laskutusprosesseja. Laskut lähtevät välittömästi ja saapuvat vastaanottajalle ilman viiveitä. Tämä nopeuttaa koko laskutuskiertoa ja tehostaa liiketoimintaa.
Automaatio vähentää virheitä, sillä järjestelmä tarkistaa laskujen tiedot ja huomauttaa mahdollisista puutteista. Tietojen manuaalinen syöttäminen jää pois, mikä pienentää inhimillisten virheiden riskiä. Lisäksi laskujen hyväksyntäkierto nopeutuu, kun laskut voidaan tarkastaa ja hyväksyä sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta.
Tiedon läpinäkyvyys ja reaaliaikaisuus tuovat merkittäviä etuja päätöksentekoon. Kaikki laskutustiedot ovat aina ajantasaisia ja helposti saatavilla, mikä parantaa yrityksen kykyä seurata taloudellista tilannettaan. Reaaliaikainen tieto auttaa tekemään parempia päätöksiä ja reagoimaan nopeammin muuttuviin tilanteisiin.
Sähköinen laskutus mahdollistaa myös taloushallinnon prosessien integroinnin. Laskutus, kirjanpito, reskontrat ja maksatukset toimivat saumattomasti yhteen, mikä tehostaa koko taloushallintoa ja vähentää päällekkäistä työtä.
Mitä hyötyä sähköisestä laskutuksesta on kassavirran hallinnassa?
Sähköinen laskutus parantaa yrityksen kassavirtaa nopeuttamalla laskutuskiertoa. Laskut lähtevät nopeammin ja saapuvat perille ilman postissa kuluvaa aikaa, jolloin myös maksut tulevat tilille aiemmin. Tämä parantaa yrityksen likviditeettiä ja vähentää käyttöpääoman tarvetta.
Maksujen seuranta helpottuu merkittävästi, kun järjestelmä näyttää reaaliajassa maksetut ja maksamattomat laskut. Tämä mahdollistaa tehokkaamman reskontran hallinnan, sillä avoimet saatavat ovat helposti nähtävissä ja hallittavissa.
Maksumuistutusten automatisointi on yksi sähköisen laskutuksen merkittävistä eduista. Järjestelmä voi automaattisesti lähettää muistutukset erääntyneistä laskuista, mikä säästää aikaa ja varmistaa, että maksumuistutukset lähtevät ajallaan. Tämä tehostaa perintäprosessia ja parantaa kassavirtaa.
Sähköinen laskutus mahdollistaa myös tarkemman kassavirtaennusteiden tekemisen. Kun laskutustiedot ovat reaaliaikaisesti saatavilla, yritys voi paremmin ennakoida tulevat tulot ja menot, mikä helpottaa talouden suunnittelua ja hallintaa.
Miten aloittaa siirtyminen sähköiseen laskutukseen?
Sähköiseen laskutukseen siirtyminen alkaa sopivan järjestelmän valinnalla. Yritykselle sopivan järjestelmän valinnassa kannattaa huomioida yrityksen koko, toimiala ja erityistarpeet. Suomessa yleisesti käytettyjä järjestelmiä ovat esimerkiksi Netvisor, Procountor, Visma.net, Fennoa ja EMCE 365.
Henkilöstön kouluttaminen on tärkeä osa siirtymäprosessia. Varmista, että kaikki järjestelmän käyttäjät saavat riittävän perehdytyksen ja tuen uuden järjestelmän käyttöön. Tämä vähentää muutosvastarintaa ja nopeuttaa järjestelmän käyttöönottoa.
Yleisimpiä haasteita sähköiseen laskutukseen siirtymisessä ovat muutosvastarinta, tekniset ongelmat ja yhteensopivuusongelmat eri järjestelmien välillä. Näihin voi varautua huolellisella suunnittelulla, riittävällä koulutuksella ja asiantuntija-avun hyödyntämisellä.
Sähköisen laskutuksen käyttöönottoa helpottaa vaiheittainen siirtymä. Aloita esimerkiksi verkkolaskujen vastaanotosta ja laajenna sitten verkkolaskujen lähettämiseen. Näin muutos ei tapahdu kerralla ja henkilöstö ehtii sopeutua uusiin toimintatapoihin.
Me Talousagenteissa autamme yrityksiä sähköisen taloushallinnon käyttöönotossa ja kehittämisessä. Tuemme asiakkaitamme järjestelmävalinnoissa, käyttöönotossa ja henkilöstön kouluttamisessa, jotta siirtyminen sähköiseen laskutukseen sujuu mahdollisimman vaivattomasti.