Yhdenkertainen kirjanpito sopii pienimmille toiminimille ja yhdistyksille, joiden liiketoiminta on yksinkertaista. Kahdenkertainen kirjanpito on sen sijaan lakisääteinen velvollisuus suurimmalle osalle yritysmuotoja, kuten osakeyhtiöille, henkilöyhtiöille ja osuuskunnille. Valinta riippuu siis ennen kaikkea yritysmuodosta ja liiketoiminnan laajuudesta. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka auttavat sinua ymmärtämään, kumpi kirjanpitomuoto sopii juuri sinun yrityksellesi.
Kumpi kirjanpitomuoto sopii minkälaiselle yritykselle?
Yhdenkertainen kirjanpito sopii ainoastaan pienimmille toiminimille ja yhdistyksille, joiden liikevaihto ja toiminta ovat pienimuotoisia. Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen kaikille osakeyhtiöille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille ja osuuskunnille riippumatta niiden koosta. Toiminimiyrittäjäkin siirtyy kahdenkertaiseen kirjanpitoon, kun tietyt raja-arvot ylittyvät.
Kirjanpitolaki määrittelee tarkat kriteerit: toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa vain, jos se ei ylitä kahta seuraavista rajoista: liikevaihto 200 000 euroa, taseen loppusumma 100 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin kolme henkilöä. Käytännössä jo hieman kasvanut liiketoiminta edellyttää siirtymistä kahdenkertaiseen kirjanpitoon.
Mitä eroa on yhdenkertaisella ja kahdenkertaisella kirjanpidolla?
Yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa yksinkertaistettua kassaperusteista tuloslaskelmaa, jossa kirjataan vain tulot ja menot. Kahdenkertainen kirjanpito perustuu tuplajärjestelmään, jossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille: debet- ja kredit-puolelle. Kahdenkertainen menetelmä tuottaa sekä tuloslaskelman että taseen.
Käytännön ero on merkittävä. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa seurataan pääasiassa rahavirtoja: mitä on tullut sisään ja mitä on mennyt ulos. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma vaikuttaa vähintään kahteen tiliin, mikä mahdollistaa huomattavasti tarkemman kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tase kertoo yrityksen varallisuuden, velat ja oman pääoman tiettynä hetkenä, mitä yhdenkertainen kirjanpito ei pysty tuottamaan.
Mitä tietoja yhdenkertainen kirjanpito ei pysty tuottamaan?
Yhdenkertainen kirjanpito ei tuota tasetta, joten se ei näytä yrityksen varallisuusasemaa, velkoja tai omaa pääomaa. Se ei myöskään mahdollista suoriteperusteista kirjanpitoa, jolloin tulojen ja menojen kohdistaminen oikealle tilikaudelle on rajallista. Lisäksi se soveltuu huonosti investointien ja poistojen seurantaan.
Konkreettisesti yhdenkertainen kirjanpito jättää ulkopuolelle muun muassa seuraavat tiedot:
- Yrityksen omaisuus ja sen arvo (koneet, kalusto, kiinteistöt)
- Lyhyt- ja pitkäaikaiset velat
- Oman pääoman kehitys
- Myyntisaamiset ja ostovelat
- Poistojen vaikutus tulokseen
Tämä tarkoittaa, että yhdenkertaista kirjanpitoa käyttävä yrittäjä ei saa kokonaiskuvaa yrityksensä taloudellisesta asemasta. Rahoittajat, kuten pankit, edellyttävät lähes poikkeuksetta kahdenkertaista kirjanpitoa luottopäätöstensä tueksi.
Milloin yrityksen kannattaa siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon?
Yrityksen kannattaa siirtyä kahdenkertaiseen kirjanpitoon viimeistään silloin, kun liiketoiminta kasvaa, haetaan ulkopuolista rahoitusta tai suunnitellaan investointeja. Siirtyminen on myös viisasta, kun yritykseen tulee useampia omistajia tai kun toiminnan seuranta vaatii tarkempaa talousraportointia kuin pelkät kassavirrat.
Lakisääteisen velvollisuuden lisäksi kahdenkertaiseen kirjanpitoon siirtyminen on strategisesti järkevää monessa tilanteessa:
- Yritys hakee pankkilainaa tai sijoittajia
- Liiketoiminta laajenee tai kansainvälistyy
- Yritykseen palkataan ensimmäiset työntekijät
- Toiminimestä ollaan muuttamassa osakeyhtiöksi
- Tarvitaan tarkempaa kustannusseurantaa tai budjetointia
Kahdenkertainen kirjanpito ei ole pelkästään lakivelvoite, vaan myös työkalu, joka auttaa johtamaan yritystä paremmin. Me Talousagentilla autamme yrityksiä arvioimaan, milloin siirtyminen on ajankohtaista ja miten se kannattaa toteuttaa sujuvasti.
Voiko kirjanpitomuotoa vaihtaa kesken tilikauden?
Kirjanpitomuodon vaihtaminen kesken tilikauden ei ole suositeltavaa eikä käytännössä mahdollista ilman merkittäviä haasteita. Muutos tehdään aina tilikauden vaihtuessa, jolloin avaava tase voidaan rakentaa oikein ja kirjanpito siirtyy yhtenäisesti uuteen menetelmään. Kesken tilikauden tehty muutos aiheuttaisi vertailukelvottoman kirjanpitoaineiston.
Käytännössä siirtyminen kahdenkertaiseen kirjanpitoon edellyttää, että tilikauden alusta lähtien kaikki tapahtumat kirjataan uuden menetelmän mukaisesti. Tämä tarkoittaa myös avaavan taseen laatimista, jossa yrityksen varat, velat ja oma pääoma määritellään lähtötilanteessa. Siksi muutoksen suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tilikauden päättymistä.
Mitä kirjanpitomuodon valinta tarkoittaa verotuksen kannalta?
Kirjanpitomuodolla on suora vaikutus verotukseen, koska se määrittää, miten tulot ja menot kohdistetaan verovuodelle. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa verotus perustuu kassaperusteisiin suorituksiin, kun taas kahdenkertaisessa kirjanpidossa voidaan soveltaa suoriteperustetta, joka mahdollistaa tarkemman tulojen ja menojen jaksottamisen.
Suoriteperusteinen kirjanpito antaa enemmän mahdollisuuksia verosuunnitteluun, koska menoja voidaan jaksottaa useammalle tilikaudelle poistojen ja varausten kautta. Tämä voi olla merkittävä etu erityisesti investointeja tekeville yrityksille. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tällainen joustava jaksottaminen ei ole mahdollista, koska kirjanpito seuraa vain todellisia rahavirtoja.
Lisäksi kahdenkertainen kirjanpito helpottaa arvonlisäverolaskennan hallintaa, koska myyntisaamiset ja ostovelat näkyvät kirjanpidossa selkeästi. Verottaja edellyttää myös, että kirjanpito on luotettava ja tarkastettavissa, ja kahdenkertainen kirjanpito täyttää nämä vaatimukset huomattavasti kattavammin. Jos kirjanpitomuodon vaikutus verotukseen mietityttää, asiantunteva tilitoimisto osaa neuvoa oikean ratkaisun juuri sinun tilanteessasi. Voit myös tutustua kattaviin taloushallinnon palveluihimme tai olla yhteydessä asiantuntijaamme sopivan ratkaisun löytämiseksi.