Sähköinen taloushallinto tarkoittaa taloushallinnon tehtävien hoitamista digitaalisessa muodossa hyödyntäen tietotekniikkaa ja sovelluksia. Se automatisoi ja tehostaa taloushallinnon prosesseja kuten laskutusta, kirjanpitoa, raportointia ja arkistointia. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon saatavuuden, paperittomat prosessit ja taloushallinnon tehtävien hoitamisen ajasta ja paikasta riippumatta.
Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki taloushallinnon prosessit hoidetaan digitaalisessa muodossa ilman paperisia tositteita. Perinteisessä taloushallinnossa käsitellään paperisia laskuja, kuitteja ja muita dokumentteja, jotka täytyy manuaalisesti tallentaa järjestelmiin. Sähköisessä taloushallinnossa nämä kaikki toiminnot tapahtuvat digitaalisesti.
Keskeisiä digitalisoituvia prosesseja ovat:
- Ostolaskujen käsittely – laskut vastaanotetaan sähköisesti, kierrätetään ja hyväksytään järjestelmässä
- Myyntilaskujen lähetys – laskut lähetetään sähköisesti vastaanottajille
- Palkanlaskenta – palkkatiedot käsitellään ja ilmoitetaan sähköisesti
- Kirjanpito – tiedot kirjautuvat automaattisesti tai puoliautomaattisesti
- Viranomaisilmoitukset – ilmoitukset lähetetään sähköisesti suoraan järjestelmästä
- Arkistointi – kaikki tositteet ja dokumentit säilytetään sähköisessä muodossa
Sähköisessä taloushallinnossa tietoa ei tarvitse syöttää useaan kertaan, vaan sama tieto siirtyy automaattisesti prosessista toiseen. Tämä vähentää manuaalista työtä ja inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Miten sähköinen taloushallinto toimii yrityksessä?
Sähköinen taloushallinto toimii yrityksessä yhtenäisen järjestelmän kautta, joka yhdistää kaikki taloushallinnon osa-alueet. Järjestelmä kerää, tallentaa ja välittää tietoa eri toimintojen välillä automaattisesti. Kun tieto syötetään järjestelmään kerran, se on heti käytettävissä kaikissa tarvittavissa toiminnoissa.
Käytännön esimerkkinä ostolaskuprosessi toimii seuraavasti:
- Lasku saapuu järjestelmään verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta
- Järjestelmä tunnistaa laskun perustiedot automaattisesti
- Lasku siirtyy sähköiseen tarkastus- ja hyväksyntäkiertoon
- Hyväksytty lasku siirtyy automaattisesti maksatukseen ja kirjanpitoon
- Maksutieto päivittyy järjestelmään automaattisesti
Samoin myyntilaskut luodaan järjestelmässä, lähetetään sähköisesti asiakkaille ja niiden tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Järjestelmä seuraa myös maksujen saapumista ja luo tarvittaessa muistutukset.
Taloushallinnon järjestelmät voidaan myös integroida yrityksen muihin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaus- tai asiakkuudenhallintajärjestelmiin, jolloin tieto liikkuu sujuvasti eri järjestelmien välillä.
Mitä hyötyjä sähköinen taloushallinto tuo yritykselle?
Sähköinen taloushallinto tuo yritykselle merkittäviä hyötyjä tehokkuuden, kustannusten ja tiedon laadun näkökulmasta. Suurin hyöty on ajansäästö, kun manuaalinen tietojen syöttäminen ja papereiden käsittely vähenevät huomattavasti. Tämä vapauttaa aikaa tuottavampaan työhön ja asiantuntijatehtäviin.
Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Kustannustehokkuus – säästöt työajassa, postituksessa ja arkistointitilassa
- Virheiden väheneminen – automaatio vähentää inhimillisiä virheitä
- Reaaliaikaisuus – taloustiedot ovat aina ajan tasalla ja saatavilla
- Läpinäkyvyys – talousprosessit ovat selkeitä ja jäljitettäviä
- Etätyömahdollisuudet – taloushallintoa voi hoitaa mistä tahansa
- Ympäristöystävällisyys – paperin kulutus vähenee merkittävästi
- Raportoinnin tehostuminen – raportit saadaan nopeasti ja monipuolisesti
Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös paremman kassavirran hallinnan, kun laskut lähtevät nopeammin ja maksujen seuranta on tehokkaampaa. Lisäksi se helpottaa kirjanpitäjän työtä, mikä näkyy parempana palveluna ja mahdollisesti pienempinä kirjanpitokustannuksina.
Mitkä ovat yleisimmät sähköisen taloushallinnon järjestelmät?
Markkinoilla on useita sähköisen taloushallinnon järjestelmiä, jotka soveltuvat erikokoisille yrityksille ja erilaisiin tarpeisiin. Yleisimpiä Suomessa käytettäviä järjestelmiä ovat Netvisor, Procountor, Visma.net, Fennoa ja EMCE 365.
Netvisor on monipuolinen järjestelmä, joka soveltuu erityisesti kasvaville yrityksille. Se tarjoaa kattavat työkalut laskutukseen, kirjanpitoon ja raportointiin sekä hyvät integraatiomahdollisuudet muihin järjestelmiin.
Procountor on helppokäyttöinen järjestelmä, joka sopii hyvin pienille ja keskisuurille yrityksille. Se sisältää kaikki taloushallinnon perustoiminnot ja mahdollistaa sujuvan yhteistyön tilitoimiston kanssa.
Visma.net on erityisesti keskisuurille ja suurille yrityksille suunnattu järjestelmä, joka tarjoaa laajat toiminnallisuudet ja hyvät räätälöintimahdollisuudet.
Fennoa on käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka sopii hyvin pienyrityksille ja yrittäjille. Se tarjoaa selkeät perustoiminnot taloushallinnon hoitamiseen.
EMCE 365 on monipuolinen järjestelmä, joka soveltuu erityisesti yrityksille, jotka tarvitsevat mukautettavia ratkaisuja taloushallintoonsa.
Järjestelmän valinnassa kannattaa huomioida yrityksen koko, toimiala, tarpeet ja kasvutavoitteet. On tärkeää valita järjestelmä, joka skaalautuu yrityksen kasvun mukana ja integroituu hyvin muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Miten siirtyä sähköiseen taloushallintoon?
Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on prosessi, joka kannattaa suunnitella huolellisesti. Onnistunut siirtymä tapahtuu vaiheittain ja vaatii sekä teknistä että toiminnallista muutosta. Suosittelemme aloittamaan nykytilan kartoituksella: mitä prosesseja halutaan sähköistää ja missä järjestyksessä.
Siirtymisen vaiheet:
- Tarpeiden ja tavoitteiden määrittely – mitä toimintoja halutaan sähköistää
- Järjestelmän valinta – sopivan ohjelmiston valinta yrityksen tarpeisiin
- Käyttöönottoprojektin suunnittelu – aikataulut, vastuut ja resurssit
- Henkilöstön koulutus – varmistetaan, että kaikki osaavat käyttää järjestelmää
- Vaiheittainen käyttöönotto – aloitetaan usein ostolaskuista tai myyntilaskutuksesta
- Prosessien kehittäminen – toimintatapoja muokataan järjestelmään sopiviksi
Siirtymisessä huomioitavia asioita:
- Varaa riittävästi aikaa käyttöönottoon ja koulutukseen
- Huomioi tietoturva ja varmuuskopiointi
- Varmista yhteensopivuus muiden järjestelmien kanssa
- Tee selkeä ohjeistus uusista toimintatavoista
- Seuraa käyttöönoton onnistumista ja tee tarvittaessa muutoksia
Sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä asiantuntijan apu on usein tarpeen. Me Talousagenteilla autamme yrityksiä taloushallinnon sähköistämisessä ja järjestelmien käyttöönotossa. Tarjoamme kattavat taloushallinnon palvelut ja järjestelmäosaamisen, joka auttaa yritystäsi hyödyntämään sähköisen taloushallinnon edut täysimääräisesti. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme taloushallinnon sähköistämisestä.